Martín Alonso Lacayo González
Licenciado Especialista en Metodología de Investigación
cinv.stomas0501@uml.edu.ni
Belkys Deyanira Amador Morales
Licenciada en Contaduría Pública y Auditoría
est.abelkysm@uml.edu.ni
Karen Isamary Chacón Lazo
Licenciada en Contaduría Pública y Auditoría
est.ckarenl@uml.edu.ni
Luis Antonio Espinoza Quintero
Licenciado en Contaduría Pública y Auditoría
est.eluisq@uml.edu.ni
Mileyda Lilieth Solano Escoto
Licenciada en Contaduría Pública y Auditoría
est.smileydae@uml.edu.ni
Universidad Martín Lutero
Resumen
Este trabajo consistió en establecer una contabilidad desde cero en la apertura de pequeños negocios, tomando como referencia un negocio informal en la comarca Granadino Sur del municipio del Coral, Chontales, siendo el mismo la fuente de aplicabilidad de la investigación, a través de un proceso descriptivo mediante el análisis de datos cuantitativos bajo la línea de investigación establecida por la universidad “Desarrollo económico, globalización y MIPYMES”.
Es importante destacar que este trabajo mostró un paso a paso de los procedimientos empleados para dar inicio a un control contable, tomando como aplicación de programa Microsoft Excel, para realizar la creación de los distintos instrumentos empleados, los cuales se resumen en control de inventario, cuentas por cobrar, arqueo de caja, ingresos y egresos. La información mencionada destaca por su fácil entendimiento hacia las personas ya que corresponde al funcionamiento básico de sus negocios.
Este control, además que agilizará los procesos para conocer la información de los productos y bienes de nuestro negocio, permitirá manejar a detalles los procedimientos de salida y entrada de efectivo e inventario, siendo importante destacar las dificultades iniciales a este proceso, debido a la falta de conocimiento de los procesos de control de nuestro negocio, que mediante la práctica continua y una buena capacitación, el conocimiento será apropiado por los comerciantes, brindando solidez al negocio y una buena gestión de los costos, gastos y ganancias.
Palabras clave: Control de inventario, cuentas por cobrar, arqueo de caja, ingresos, egresos.
Establishment of accounting from scratch in the opening of small businesses in El Coral, Chontales.
Abstract
This work consisted of establishing an accounting from scratch in the opening of small businesses, taking as a reference an informal business in the Granadino Sur district of the municipality of Coral, Chontales, being the same the source of applicability of the research, through a descriptive process by means of the analysis of quantitative data under the line of research established by the university «Economic development, globalization and MIPYMES”.
It is important to emphasize that this work showed a step by step of the procedures used to start an accounting control, taking as an application of Microsoft Excel program, to create the different instruments used, which are summarized in inventory control, accounts receivable, cash count, income and expenses. The aforementioned information stands out for its easy understanding for people since it corresponds to the basic operation of their businesses.
This control, besides speeding up the processes to know the information of the products and goods of our business, will allow to manage in detail the procedures of cash and inventory outgoing and incoming, being important to highlight the initial difficulties to this process, due to the lack of knowledge of the control processes of our business, that through continuous practice and a good training, the knowledge will be appropriated by the merchants, providing solidity to the business and a good management of costs, expenses and profits.
Key Words: Inventory control, accounts receivable, cash count, income, expenses.
1. Introducción
En la actualidad, la creciente crisis económica, ha aumentado drásticamente la competencia laboral, aumentando las exigencias que posicionan a una persona en un determinado cargo, que en muchas ocasiones se vuelven cargos multifuncionales, con el propósito de aminorar los gastos en las empresas. Esta situación a dado lugar al nacimiento de nuevas estrategias de empleos, como son los negocios propios y nuevos emprendimientos, que al día de hoy se han convertido en fuentes de ingresos sustentables, siempre y cuando estos puedan ser bien administrados, calculando su margen de productividad y pérdidas.
Este artículo tiene como enfoque principal aquellos negocios que trabajan de manera informal, evadiendo responsabilidades fiscales, pero contribuyendo al avance económico en la sociedad, ya que al evadir algunas de las obligaciones ofrecen mejoras en la obtención de productos necesarios dentro del consumo diario. Teniendo esto como base para la elección de nuestro objeto de estudio, se pretende realizar una explicación con lenguaje básico y comprensible sobre las técnicas y procesos para establecer una contabilidad desde cero para personas que no son contadoras, brindando elementos que permiten llevar registros contables en Excel, permitiendo el crecimiento del negocio.
Es evidente que este proceso no es algo sencillo, por el hecho de que a las personas nos cuesta salir de nuestro estado de confort y poder dar un paso al cambio, más si este conlleva el uso de tecnología, que en este caso es el uso de la computadora en uno de los programas que por lo general se instalan por defecto al obtener este recurso, sin embargo, ha sido demostrado en múltiples ocasiones, que la aplicación de una contabilidad en un negocio, aumenta las utilidades del mismo, logrando gestionarse de una manera más controlada y funcional.
Como resultado de aplicar una metodología cuantitativa, se implementaron distintas técnicas que contribuyen a la formación de la contabilidad, entre estas podemos mencionar el control de inventario o control de materiales, que se realiza, a través de, registros e informes, relacionando la compra, recepción, almacenamiento y entrega de materiales de forma periódica (Narváez & Narváez , 2012), dando a conocer con exactitud la cantidad de producto en existencia; otro elemento a mencionar es la cartera de crédito, son las personas a las que se les otorga un crédito y se recupera el efectivo en un tiempo determinado, “Dentro de la contabilidad bancaria la cartera de créditos es una cuenta que se utiliza para registrar aquellos productos capitalizados en la concesión de préstamos y en deudores” (Largo Andrade, 2015).
Un factor muy importante a tener en cuenta es el arqueo de caja, misma que debe representar el valor nominal del dinero en efectivo y sus equivalentes, “Consiste en el recuento físico de la existencia del efectivo y sus equivalentes en posesión del cajero” (Narváez & Narváez, Contabilidad II, 2012, pág. 58); finalmente, se controlarán los ingresos y egresos, conociendo las ventas diarias o en períodos y los gastos que se originan dentro del negocio. Todas estas técnicas serán presentadas de acuerdo a su aplicación en el negocio seleccionado para el estudio.
2. Metodología investigativa
El enfoque utilizado en este artículo es cuantitativo, mismo que “utiliza la recolección de datos para probar hipótesis, con base en la medición numérica y el análisis estadístico, con el fin de establecer pautas de comportamiento y probar teorías” (Hernández, Fernández , & Baptista, 2014, pág. 4), además, de ser un estudio de corte transversal, ya que la aplicación de instrumentos será empleada en un solo punto de incidencia en el tiempo investigativo.
Según el modelo de investigación planteado en Universidad Martín Lutero, este trabajo responde a la línea de investigación “Desarrollo económico, globalización y mi PYMES”, teniendo como punto de partida, la implementación de técnicas y procesos contables en un negocio de la comarca Granadino Sur del municipio de El Coral, departamento de Chontales, obteniendo de este la población y muestra presentadas más adelante, sin embargo, como parte del trabajo de prospección e indagación, se realizaron encuestas a algunos negocios del municipio de Santo Tomás y otros de la comarca ya mencionada.
Dentro de los instrumentos utilizados para esta investigación se presenta el inventario para tener control de los productos en existencia mediante el siguiente formato.
Figura 1. Formato de Levantamiento de Inventario.
Otro de los instrumentos a implementar es el uso del cuaderno diario, este, para el registro de las ventas en efectivo o crédito realizadas en el día. Acompañado de un control diario de inventario, que evite la acumulación de trabajo, aunque puede ser realizado de forma semanal o quincenal.
Figura 2. Control diario de inventario.
Finalmente se aplicarán dos formatos que servirán en función de mostrar un estado de resultados del negocio, mostrando las ganancias obtenidas, así como un formato destinado a revisar los saldos de crédito de los clientes.
Figura 3. Formato de Validación de Ingresos.
Figura 4. Formato Cartera o Registros de Créditos.
3. Resultados y discusión
Mediante la aplicación de encuestas y entrevistas a los distintos dueños de pulperías investigados, se ha constatado que tienen una noción de la importancia de llevar una contabilidad en un negocio, sin embargo, no se disponen a establecerla debido a que no se encuentra dentro de sus propósitos de gastos, implicando una auto percepción de administración y control de recursos que les impide calcular el margen de crecimiento o perdidas de sus propios negocios.
En el proceso de realización de la entrevista, se ha determinado en su mayoría, que la creación de sus establecimientos es con el fin de encontrar otro ingreso económico al hogar, permitiendo la independencia económica, siendo la toma de decisiones en nuevo punto a determinar puntos clave a favor o en contra, ya que va dependiendo de la forma de trabajo con la que se efectuará el negocio, sea contado o crédito en compra y venta de los insumos. Un punto clave en la apertura de estos negocios ha sido la falta del control contable, ya que se especifica que al comienzo se lleva un pequeño control que luego va quedando olvidado en el quehacer diario del negocio, dando por perdida toda noción de ingresos al negocio, permitiendo la vulnerabilidad del mismo y que podrían evitarse al llevar una contabilidad básica, con técnicas como las que se plantean en esta investigación.
Tomando en cuenta los 16 participantes encuestados, se plantea que el conocimiento contable si esta, y en la mayoría de los casos en un mayor nivel de dominio, sin embargo, no esta siendo implementado adecuadamente ya que en algunos casos se presentan un control de inventario, aunque en algunos casos se hace al cálculo, y pocos en registros manuales o computarizado, tratando de hacer valoraciones mensuales o semanales, siendo menos de la mitad los que logran realizar un arqueo de caja, dificultando calcular el margen de entrada y salida de dinero. Otro problema presentado es la mezcla de procedencias y destinos del dinero, ya que en su mayoría se mezclan con los gastos personales, que deberían ser efectuados posterior a los cálculos de ganancias del negocio en determinado plazo. Finalmente, solo en un caso se presentó el control de cartera, ya que en el resto solo se dan plazos de créditos de 15 a 30 días sin llevar un debido control del mismo.
A continuación, se presentan análisis de los puntos destacados del estudio.
Gráfico No. 1.
En el gráfico anterior se presentaba un buen porcentaje de propietarios que comprendían sobre la definición de contabilidad, en este gráfico solo un 42% expresan que si realizan uso de registros, para un mejor control económico, en cambio un 58% argumento que no por asuntos de tiempo o por lo tedioso que es al querer organizar los gastos e ingresos, además por valorar ser pequeños comerciantes no ven tan necesario aplicar contabilidad, se les hace suficiente tener llevar el control de sus finanzas al cálculos, por instinto. Este elemento nos brinda una pauta del porque muchos negocios se mantienen de forma estática, siendo nulo o mínimo el crecimiento que tienen y a duras penas brinda ingreso para subsistir, sin embargo, se muestra un enorme interés por llevar una contabilidad, luego de expresarles la importancia de la misma y los beneficios que esta ofrece a todo negocio.
Gráfico No. 2.
El 33% de los propietarios si llevan un registro de su almacén, ya sea en bodega como los productos que tiene en exhibición de una manera superficial, en cambio el 67% argumentan que no tienen un control de inventario, algunos lo iniciaron en la apertura de su negocio, pero después no le dieron continuidad por el hecho de no dedicarle tiempo.
En otro punto a mencionar, un 42% de los usuarios realizan un conteo físico de sus productos, en algunos casos semanal (25%) y en otros mensual (17%), sin embargo, este en su mayoría se hace de manera superficial solo para manejar la cantidad de productos existentes y los que son necesarios comprar y el otro 58% no ven necesario este tipo de control.
Gráfico No. 3.
Es de mucha importancia destacar el arqueo de caja, ya que es una de las formas en que nos damos cuenta en como se realizan los movimientos en efectivo de nuestros negocios, siendo evidente en el presente estudio que un 42% realizan un arqueo diario de caja, siendo preocupante que menos de la mitad de los negocios realizan este tipo de control que es de mucha importancia para la vida de un negocio, significando que la otra parte correspondiente al 58 por ciento, lo ven innecesario y por consiguiente no se puede llevar un control de ventas del día, determinando la rentabilidad que tiene el negocio para el hogar.
Otro elemento a destacar, es el acceso de otras personas a la caja, si bien es cierto que muchos negocios son familiares de confianza, y a pesar que es uno de los factores que mueven el negocio, es de suma importancia el cuido del área de caja, y su control es clave para medir elementos de un negocio.
Hasta el momento, en lo que se ha presentado en base a los distintos negocios analizados, se ha podido observar que una debilidad evidente es el desorden en la forma de implementar la contabilidad, recalcando todos los factores mencionados anteriormente, a los cuales se le suman el control de ventas inmediatas, que sirve para evaluar los productos mas vendidos y el margen de ganancia que representa para el negocio, y que en un 25% no es aplicado por los propietarios, y un 75% lo hacen, sin embargo, esto lo vuelve un desorden debido a la ausencia del arqueo de caja ya que dificulta calcular su porcentaje respecto al resto de productos. Todo esto va de la mano con la mezcla de los gastos personales con los ingresos del negocio, siendo el 100% de los dueños de negocios estudiados que realizan esta práctica.
Gráfico No. 4.
En este gráfico podemos observar que el 92% de los propietarios brindan un servicio de crédito que podríamos aludir la informalidad de los mismos, ya que estos solo se encuentran respaldados por la amistad entre cliente y propietario, siendo esta práctica, causa de un desequilibrio en la administración de los bienes económicos del negocio y que en otros casos resulta en pérdidas de efectivo al no pagar el cliente, que en su mayoría tienen lapsos de 15 días para realizar la cancelación.
Aplicación de Contabilidad básica para personas no contadoras en Pulpería Solano.
Para el desarrollo de esta parte del trabajo, se realizó la selección de un negocio, en este caso la Pulpería Solano, perteneciente a Mileyda Solano, participante de esta investigación, con el fin de establecer e implementar formatos prácticos para llevar registro y control, estableciendo su funcionalidad en negocios de este tipo, que terminan siendo los mas comunes en nuestro país.
Al inicio de este proceso se observó las debilidades que tenía la Pulpería Solano en el ámbito de Registros Contables tales como:
- Ausencia de Inventario Físico
- No se Registran las Ventas diarias
- Las compras se realizan en el momento, no hay una cotización previa
- No hay Resguardo del Efectivo (se mantiene en el negocio el efectivo de la venta de varios días)
- Se observó mucha afluencia de personas en el área de la Caja (se puede manifestar perdida del efectivo o producto)
Por lo anterior, se dio pautas para realizar el correcto registro contables básico que se puede llevar en una pequeña Pymes, acorde a las necesidades y posibilidades que ella presenta:
- Levantamiento Físico y digital del Inventario
- Registros de Ventas en el Cuaderno de Diario
- Arqueo de Caja (verificando los saldos iniciales con el cual empezó el día)
- Dar de baja a los productos que se vendieron, según el cuaderno de Diario (contado o crédito)
- Organizar de forma adecuada la Cartera de Clientes (reflejando los abonos o los créditos que pudiesen haberse presentado en el día)
- Verificación constante del Inventario, debido a que, al tenerlo actualizado, se tiene la certeza de las compras a realizarse posteriormente.
Al darle a conocer las técnicas antes mencionada a la propietaria del establecimiento se continuó en la debida implementación de las mismas dando como resultados lo siguiente:
Figura 5. Levantamiento de inventario (sección de alimentos).
En esta figura se presenta una sección del levantamiento de inventario del rubro alimenticio de la pulpería, sin embargo, estaba el rubro veterinario, vestimenta y farmacia.
Figura 6. Cuaderno Diario manual.
En esta figura se puede observar la apertura del cuaderno diario como parte del control y seguimiento a las ventas y movimientos del día en el negocio, presentando el detalle de los productos que se dan de baja al contado o en crédito.
Figura 7. Control diario de inventario.
Una vez finalizado el arqueo de caja, en el cual se hace el cierre del cuaderno de Diario y se resta el saldo inicial de caja, garantizando lo que se tiene al final del día, se procede a hacer el descargo de los productos vendidos en el Control de Inventario de Diario, donde se observan los parámetros que en el posee; como son las entradas (en el caso de alguna compra efectuada) y las salidas (que son todas las ventas crédito o contado) dando al final un Inventario actualizado al día.
Figura 8. Validación de ingresos.
Al mismo tiempo que se está dando de baja los productos del día, se tiene en la siguiente Hoja de Cálculo, el formato de Ingresos de la Pulpería, el cual está conformado por unidades vendidas, con el precio de costo y el precio de venta, dando como resultado una utilidad neta por producto o de forma general (de toda la pulpería) este formato te ayuda a analizar cada uno de los productos y cuáles de ellos se le gana más o de cuales de estos, no tiene ningún tipo de movimiento.
Figura 9. Cartera o Registros de Créditos.
Para finalizar, se muestra un pequeño formato de un estado de cuenta de uno de los clientes de la Pulpería Solano, el cual se especifica el nombre completo, la fecha en el cual apertura el crédito, y los abonos que va realizando hasta su debida cancelación. Cabe indicar que Pulpería Solano tiene un periodo no mayor de 15 días a los clientes que adquieren crédito.
Este proceso deja en evidencia, la necesidad que tiene un negocio de llevar una contabilidad básica que mejore el control de nuestros negocios y la factibilidad del mismo.
4. Conclusiones
En conclusión, la Contabilidad es el mecanismo que facilita, aclara y organiza los recursos con los que cuenta una entidad sin importar su servicio o dedicación que ofrece al mercado (Requelme, 2017). La relevancia que se da a la contabilidad en la mayoría de los negocios informales, no es alta, al menos con ciertos registros manuales o computarizados, por lo general lo realizan con cálculos improvisados.
Para muchos se les hace difícil implementar una contabilidad básica, por el hecho de desconocer instrumentos o técnicas para realizar registros contables, es por ello que se ha preparado una estructura, donde cada movimiento va enlazado en los formatos correspondientes, esto se puede implementar con el uso de una computadora sin la necesidad de costear la instalación de un “Sistema” a como lo hace normalmente las grandes empresas, este se puede llevar en el programa de “Excel”, aunque es de saber que no a todos se les hace sencillo el uso o el acceso a una computadora, de igual manera se pueden realizar los registros más relevantes en un libro o cuaderno diario de los ingresos y gastos que se le presente.
Excel no es un Sistema Contable, pero contiene funciones de cálculos fáciles de utilizar y en esta investigación será uno de los protagonistas, ya que en él se estará presentando las técnicas que se desarrollaron, el cual se muestran los formatos más relevantes a utilizar en un negocio, calculando por inicio la apertura del levantamiento de inventario, registrar los productos (filtrar), llevar en un cuaderno diario los ingresos y egresos en efectivo con su concepto, para luego registrar en Excel las entradas y salidas de sus recursos. De esta manera será más factible determinar que productos se mueven en su almacén, este programa es muy amplio y provechoso para los que hacen de su uso.
En la recolección de información, el solicitar servicios profesionales por contadores no son opciones para los propietarios, puesto que no consideran extenso el negocio para requerir de sus conocimientos, pero si alegan que al ser un poco colosal su comercio si ameritarían de sus servicios.
Somos conscientes que no es necesario ser un profesional en Contabilidad para poder llevar un buen control de los recursos, solo es dedicar un poco más de tiempo para poder detallar ingresos y egresos de la entidad y documentarse un poco de los métodos e instrumentos básicos para apropiarnos de los correctos registros, con lo antes expuestos no se desea que se menosprecie a las personas que se preparan en esta área, simplemente se le motiva a todo emprendedor o propietario tomar en cuenta la validez de la Contabilidad en el mundo de los negocio y que deben de ser la base de toda entidad por muy pequeña que esta sea.
Esta investigación brinda un nuevo conocimiento científico para toda persona interesada en asuntos comerciales y a su vez quiera surgir como propietario de un negocio, cumpliendo lineamientos acordes a las políticas de las autoridades de la comunidad, además da un aporte en el área de contabilidad con la estructura de las técnicas básicas a seguir para un mejor manejo y control de la salud financiera de la entidad.
5. Referencias bibliográficas
Hernández, R., Fernández , C., & Baptista, M. (2014). Metodología de la investigación (Sexta edición ed.). Mexico D.F.: McGraw-Hill.
Largo Andrade, M. d. (20 de Junio de 2015). Contabilidad Bancaria y de Seguros. Obtenido de http://conta-bancariaseguros.blogspot.com/2015/06/3_47.html
Narváez, A., & Narváez , J. (2012). Contabilidad de costos I (Segunda Edición ed.). Managua: Ediciones A.N.
Narváez, A., & Narváez, J. (2012). Contabilidad II (Sexta Edición ed.). Managua: Ediciones A.N.
Requelme, M. (05 de 06 de 2017). Wed y Empresas. Obtenido de ¿Cual es la importancia de la contabilidad?: https://www.webyempresas.com/cual-es-la-importancia-de-la-contabilidad/